Jak wygląda obsługa korespondencji w wirtualnym biurze? Od listonosza do klienta.

Za każdą przesyłką, która trafia na adres Twojej firmy, stoi kilka prostych, ale ważnych kroków. Chcemy, żeby żadna korespondencja nie została przeoczona, a Ty dokładnie wiedział, co do Ciebie przyszło, od kogo, kiedy zostało odebrane i co możesz z nią zrobić.

1. Listonosz dostarcza korespondencję

Listonosz dostarcza do naszego biura listy zwykłe i polecone kierowane do firm korzystających z naszego adresu.

Zanim odbierzemy przesyłki, sprawdzamy dane w naszym systemie i upewniamy się, że dla danego przedsiębiorcy mamy aktualną i obowiązującą umowę.

Jeżeli wszystko się zgadza, odbieramy przesyłkę, a listonosz odnotowuje jej odbiór.

Jeżeli wcześniej poprosiłeś nas, abyśmy nie odbierali konkretnego rodzaju przesyłek, a jedynie przyjmowali awizo, również możemy postępować w ten sposób.

2. Datownik na kopercie

Każdą odebraną przesyłkę oznaczamy datą jej odbioru.

Dzięki temu nawet jeśli po czasie odbierzesz z biura większą liczbę listów, od razu widzisz na kopercie, kiedy dana przesyłka trafiła do naszego biura. Nie musisz później zastanawiać się, który list przyszedł pierwszy i jak długo na Ciebie czekał.

3. Rejestrujemy przesyłkę w systemie

Po wyjściu listonosza rozpoczynamy rejestrację korespondencji.

W systemie zapisujemy między innymi:

rodzaj przesyłki, np. list zwykły, polecony, awizo, przesyłka kurierska, paczka czy przesyłka marketingowa,

nadawcę, dokładnie tak, jak widnieje na kopercie,

datę odbioru przesyłki.

Te informacje są następnie przekazywane Tobie w wiadomości e-mail.

4. Otrzymujesz informację o przesyłce

Nie musisz codziennie sprawdzać skrzynki pocztowej ani pytać nas, czy coś przyszło.

Po zarejestrowaniu przesyłki otrzymujesz informację o jej odebraniu wraz z najważniejszymi danymi dotyczącymi listu.

Dzięki temu od razu wiesz, czy korespondencja pochodzi np. od kontrahenta, urzędu skarbowego, sądu czy innej instytucji.

5. Ty decydujesz, co robimy z listem

Po otrzymaniu informacji możesz zdecydować, co dalej zrobić z przesyłką.

W zależności od wybranego pakietu możesz między innymi poprosić o skan korespondencji, zlecić wysyłkę przesyłki, przyjechać i odebrać ją osobiście lub pozostawić ją bezpiecznie w naszym biurze do późniejszego odbioru.

6. Każdy list trafia do Twojej teczki

Po zarejestrowaniu przesyłki umieszczamy ją w dedykowanej teczce przypisanej do Twojej firmy.

Dzięki temu korespondencja poszczególnych klientów jest uporządkowana. Od momentu dostarczenia przez listonosza aż do odbioru przez Ciebie wiemy, gdzie znajduje się Twoja korespondencja.

Tak wygląda obsługa korespondencji w naszym wirtualnym biurze przy Alejach Jerozolimskich 109 w Warszawie.