Checklista: jak zmienić adres spółki w KRS?

 Aby zmienić adres spółki, należy zgłosić zmianę w KRS przez PRS lub S24, dołączyć wymagane dokumenty, a następnie zaktualizować dane w urzędzie skarbowym i innych instytucjach.

Jeżeli Twoja spółka zmienia adres siedziby, sprawdź najpierw, czy zmieniasz adres, czy siedzibę spółki – od tego zależy zakres wymaganych formalności.

Adres a siedziba spółki – jaka jest różnica?

Adres spółki to dokładne dane miejsca prowadzenia siedziby, czyli np. ulica, numer budynku, lokal i kod pocztowy.

Siedziba spółki oznacza miejscowość, w której znajduje się spółka.

Przykład:

• zmiana z ul. Nowej 1 na ul. Nową 5 w Warszawie → zmiana adresu,
• zmiana z Warszawy na Kraków → zmiana siedziby.

Zmiana samego adresu w tej samej miejscowości co do zasady nie wymaga zmiany umowy spółki. Zmiana miejscowości siedziby wiąże się natomiast ze zmianą umowy spółki.

Checklista:

1. Przygotuj uchwałę o zmianie adresu

W przypadku zmiany adresu spółki należy przygotować odpowiednią uchwałę:

• uchwałę zarządu – przy zmianie adresu w tej samej miejscowości,
• uchwałę wspólników – gdy zmienia się siedziba spółki i konieczna jest zmiana umowy spółki.

2. Złóż wniosek o zmianę danych w KRS

Zmiany w KRS składa się wyłącznie elektronicznie.

Wniosek można złożyć:

• przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) – dla spółek, których dokumenty zostały sporządzone w tradycyjnym trybie,
• przez system S24 – jeżeli spółka została założona w tym systemie i nadal spełnia wymagania do korzystania z niego.

Do wniosku należy dołączyć wymagane dokumenty potwierdzające zmianę.

3. Podpisz i wyślij wniosek

Wniosek musi zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki albo właściwego pełnomocnika.

Możliwe jest wykorzystanie między innymi:

• podpisu kwalifikowanego,
• Profilu Zaufanego,
• podpisu osobistego.

4. Zaktualizuj dane w urzędzie skarbowym

Po dokonaniu zmiany w KRS należy pamiętać o aktualizacji danych podatkowych.

Dla spółek stosuje się formularz NIP-8, który służy do przekazania danych uzupełniających do odpowiednich instytucji.

5. Poinformuj pozostałe instytucje

Po zmianie adresu warto zaktualizować dane między innymi w:

bankach, ZUS, ubezpieczycielach, kontrahentach, dostawcach usług,
systemach wykorzystywanych przez firmę.

Najczęstsze pytania które wynikają 

Czy zmianę adresu spółki można zrobić online?

Tak. Wnioski dotyczące zmian w KRS składa się obecnie elektronicznie przez system PRS lub S24.

Czy trzeba zmieniać umowę spółki przy zmianie adresu?

Nie zawsze. Jeżeli zmienia się wyłącznie adres w tej samej miejscowości, zazwyczaj nie ma potrzeby zmiany umowy spółki. Zmiana miejscowości oznacza zmianę siedziby i wymaga dodatkowych formalności.

Czy po zmianie adresu w KRS trzeba informować urząd skarbowy?

Tak. Po aktualizacji danych w KRS należy przekazać wymagane dane za pomocą formularza NIP-8.

Dobrze przeprowadzona zmiana adresu pozwala uniknąć problemów z korespondencją urzędową i zapewnia, że firma pozostaje prawidłowo zarejestrowana we wszystkich systemach.

Źródła i materiały pomocnicze

Informacje dotyczące procedury zmiany adresu spółki zostały przygotowane na podstawie oficjalnych materiałów administracji publicznej:

• Portal Gov.pl – informacje dotyczące zgłaszania zmian danych podmiotów wpisanych do KRS
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – informacje dotyczące aktualizacji danych płatnika składek
• Portal Rejestrów Sądowych (PRS) – system elektronicznego składania wniosków do KRS

Treść artykułu została opracowana na podstawie obowiązujących procedur oraz uzupełniona o praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców wynikające z doświadczenia w obsłudze firm korzystających z usług wirtualnego biura Aleje Jerozolimskie 109.